效率二字在工作中已经是老生常谈了,但反观我们的日常工作里,其实依然有很多可以改进的地方。效率提升了,我们可以把时间花在自己想花的地方了。

自我管理

效率提升的大部分都是关于自我管理的,这里分享几个对我自己来说比较实用的技巧。

时间管理

相信每个人都有自己效率较高的工作时间,这里我们可以将自己每天的工作时间分成几个部分,包括:零碎的时间段(30 分钟内)、连续较短的时间段(1-2 个小时)、连续较长的时间段(2 个小时以上)。

我们用空瓶子填石头的方法,先把长的时间段划出来,用来专注写代码实现功能。接下来是较短的连续时间段,可以用来做代码测试、问题定位和修复等事情。最后是零碎的时间段,可以用来规划工作内容、与协作方(产品、设计、其他开发)沟通、总结复盘等内容。

来举个栗子说明一下。

例如我们程序员一般每天 9 点多才到公司,上午的工作时间大概 2 个小时左右。可用于准备今日的 Todo List,梳理今日工作内容并进行分块(根据工作量大小划分),梳理需要的资源并推动相应的依赖方,这个过程大概 0.5-1 小时。上午还剩下 1 个多小时,可以挑某个预估时间差不多的活来干。

然后就是开心的下午时间了,一般下午有 4-5 小时的时间。除去可能进行的会议,可以进行较大块的工作内容。可以以小时为单位来划分,每完成一个任务就稍作休息,上个厕所、接杯水喝等。这个过程可能会被各种人打断,来问某个功能是否能实现的产品、来咨询某些问题怎么处理的甲方,不过我们的任务是以小时为单位划分的话,影响也不会很大。

然后是晚上。一般晚上也有 2、3 个小时以上的时间可以干活,而且这个时候开会比较少、被人打扰的情况也较少,所以很多程序员的最高效开发时间在晚上。同样的可以按照以小时为单位的任务来进行,晚上还有比较重要的一件事,就是根据早上梳理的工作内容,回顾今天的事情是否顺利完成,如果有一些心得体会,可以简单地记录下来,等空闲或者周末的时候再集中整理。

大家可以根据自己的个人情况来进行调整,例如我个人习惯是 10 点以后尽量不写代码,因为会越写越精神晚上睡不着,当然也有很多人喜欢 10 点以后开始写代码。

Todo List

Todo List 的梳理其实是高效工作里最重要的一个步骤。前面我们说到通过时间管理的方式来提升工作效率,而我们可以将时间划分为时间段的前提,则是梳理好我们的 Todo List。

养成备忘的习惯

要怎么写好一个 Todo List 呢?其实关键是养成备忘的习惯。

我们工作中除了代码开发以外,涉及许多其他的零碎的事情,例如开会、问题响应、临时问题定位、内容整理和输出等等。当事情很多、又突然被打断或者打乱的时候,我们常常会抓耳挠腮。那么是什么导致了事情太多太乱呢?是因为我们记不住。

所以我们可以在每次突然接到一个新的任务的时候,或者突然想起某个事情要做的时候,就可以先简单地在一个习惯的地方记录下来。尽量在一个统一的地方记录,免得想不起来记在哪里或是遗漏了,就达不到我们的目的了。可以是手边备一个笔记本、手机备忘录、微信文件传输助手等等。

记录的时候可以根据完成或者进行的日期来维护,例如“今天”、“本周”、“周末”、“XX月”,这样我们每次有新的内容补充,都可以继续填在原有的内容后面,而查阅起来也比较方便。

优先级排序

除了维护这样一个 Tode List 备忘列表,我们还需要对这个列表进行优先级排序。

我们待完成的任务中,都会有重要程度、紧急程度的区分。每次更新备忘的时候,都可以重新确认一下优先级。这样,当我们拿到这么一个 Todo List 的时候,就可以直接按照上面的顺序来先后完成,不用再因为“时间不够、事情太多”而烦躁了。

除此之外,我们还需要对任务的耗时做一个预估,因为根据任务所需要的时间,我们很可能需要匹配自身拥有的时间来调整优先级顺序。

例如,我这周末打算写一篇文章、看某一本书的两章内容,还需要做饭、打扫卫生,剩下的时间去动物之森集合。那么我需要评估下每个任务的时间,然后根据上下午、晚上的时间段来对应划分,最终根据合适的方式来排序,得到我的周末 Todo List。

我只需要在特定的时间段完成这个任务,多出来的时间就可以去玩游戏啦!

其他

除了与自身时间管理、任务管理相关的事情以外,我们工作中效率不高的原因常常还因为低效的沟通、重复性的工作等,这些也是需要提升效率的地方。

协作与沟通

首先,我们来看看常常“浪费时间”的协作和沟通问题。如果你仔细观察,你会发现我们的工作中会经常出现这样的情况,两个人争了半天才发现讲的不是一个事情,或者关注的重点不一致。那么,我们要怎么避免这种情况呢?

首先是换位思考。我们需要知道对方在想什么,怎么知道呢?问。在对方说了一堆之后,你可以尝试通过上下文找到他的疑惑点,然后用反问的方式梳理一下,“你想知道的是这个吗”、“我这样理解对吗”,这样对方会停止急于表达自己的行为,从而来尝试理解你说的是否正确。通过这样一个小技巧,你们双方都可以进行换位思考,只要问题达成一致,剩余的讨论就不会偏离方向导致浪费时间了。

不要陷入情绪。我们在讨论问题的时候容易带入情绪,方案被否决会觉得自己被否定,从而觉得丢脸导致不能理性分析。同样的,我们在提出对方的问题的时候,也需要关注对方的情绪,尽量对事不对人。如果对方是个敏感骄傲的人,可以尝试私下进行二次对话,避免公众场合的争执。

然后最重要的一点是准确地表达。即使工作很多年了,你依然会发现很多人甚至不能好好地描述问题。如果连问题都讲不清楚,对方又如何能提供帮助呢?表达的时候可以先写下来,自己尝试阅读几遍或者念出来,看看能否很好地理解、是否完整地说明了问题,然后才给到对方这个信息。

重复性工作

重复性的工作,常常让我们兴趣黯然又越做越烦。

很多人会抱怨,为什么要给我安排这种没有技术含量的活。而这种没有技术含量、重复性的工作为什么占用你这么多时间,有仔细分析过吗?瓶颈在哪呢?

我们可以对手上这些“总是反复出现”、“低级”的工作进行分析,是做了某个工具、对方使用的时候总是问很基础的问题?那么这样的问题是否可以沉淀到文档中,给到详细的指引说明、参考链接呢?又或者是因为手上的工作总是要复制粘贴,那么身为程序员的我们是否可以写个脚本或者工具去自动化完成或者局部完成呢?

如何对待重复性、没有技术含量的工作,才是最能体现我们解决问题能力的地方。不要急躁,好好思考和分析,一步一步去解决吧。

结束语

不要让自己埋没在工作中喘不过气,解决掉低效的工作内容,解放自己,你可以走得更远,也更开心。

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